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マイナンバー守られていますか？- オフィスの安全管理対策 -
マイナンバー守られていますか？
- オフィスの安全管理対策 -
マイナンバーとは？
日本国内の住民表を有する人に通知される、一人ひとり異なる個人が特定されない12桁の番号をマイナンバーといいます。 また、法人には1法人1つの法人番号（13桁）が指定されます。
マイナンバーの利用用途は？
国の行政機関や地方公共団体などにおいて、 社会保障・税金・災害対策の分野で利用されます。
- 年金の資格取得や確認、給付
- 雇用保険の資格取得や確認、給付
- ハローワークの事務
- 医療保険の給付の請求
- 福祉分野の給付、生活保護など
- 税務当局に提出する申告書、届出書、 申請などに記載
- 税務当局の内部事務 など
- 被災者生活再建支援金の支給
- 被災者台帳の作成事務 など
※このほか、社会保障、地方税、災害対策に関する事務やこれらに類する事務で、地方公共団体が条例で定める事務に マイナンバーを利用することができます。
企業への影響
事業主は従業員のマイナンバーの提示を受けて、税や社会保険の手続を行うことになります。（下図参照）
※税の手続において、証券会社、保険会社 などの金融機関からもマイナンバーの提出を求められる場合があります。
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求められる安全管理（運用開始までの準備）
2016年1月の運用開始までに、以下のようなマイナンバーおよび特定個人情報の厳格な安全管理の体制づくりが必要となります。
組織的安全管理措置
- 組織体制の整備
- 取扱規定等に基づく運用状況確認
- 取扱状況を確認する手段の整備
- 情報漏洩等事案に対応する体制の整備
- 特定個人情報の取り扱いに関するPDCA
人的安全管理措置
- 事務取扱担当者の監督
- 事務取扱担当者の教育
技術的安全管理措置
- アクセス制御
- アクセス者の識別と認証
- 外部からの不正アクセス等の防止
- 情報漏えい等の防止
イトーキオフィスゲートでは、物理的安全管理措置をお手伝いします。
特定個人情報等を取り扱う区域の管理
管理区域（情報システムを管理する区域）の入退室管理
- 事務取扱責任者など正当な権限を有する者だけが入室できる。
- 管理区域への出入りの記録が残る。
ICカード入退室管理システム
Card Entrance System/MC
ICカードをかざすだけで扉の開閉ができるエントランス・セキュリティシステム。さまざまなICカードに対応し、LANに接続することで他のセキュリティシステムの連動や遠隔操作も可能。
生体認証 入退室管理システム
指静脈認証システム
指静脈情報を非接触ＩＣカード内に格納。２要素による認証でセキュリティを向上させるとができる。入退管理サーバーの使用で履歴管理や扉ごとの施錠・解錠の操作が可能。
指透過指紋認証システム
指内部の「真皮層指紋」を撮像する独自の本人認証システム。生体認証トップクラスの認証精度を備える。
取扱区域（事務を実施する区域）の監視録画管理
- 管理区域における行動を監視、録画する。
監視カメラ録画システム
マルチアイカメラ
- カメラ台数が減らせる。
- 死角が殆どない。
- 見たい箇所は簡単に移動できる。
- 人物の動線が一目で確認できる。
マルチカメラの視点は、4分割・ウォークイン・BOXズーム・パノラマ・プリセットなどの設定が可能。従来の定点カメラとの比較
- 多数のカメラが必要になる。
- かなり死角がある。
- 見たい箇所はカメラの切り替えが必要になる。
- 全体を見渡せない。
機器/電子媒体/書類等の盗難の防止
特定個人情報ファイルの保管
- 事務取扱担当者など正当な権限を有する者だけがアクセスできる。
- 特定個人情報ファイルの持出し記録が残る。
電子ロックキャビネットシステム
Secure Thin Line
ICカードで認証者のみ解錠できる
セキュリティキャビネットシステム。
既存キャビネットのセキュリティ管理
Systema Secure Lock
低コストで、今あるキャビネットの取手の部分に取り付けるだけで、利用権限管理や利用履歴管理ができる重要文書保管庫にできるシステム。
鍵管理システム
Systema Key Unit II
組み合わせや増設でさまざまなシーンに対応。認証方法はカード＋テンキー、カード、テンキーの３方式から選択。LAN接続によるネットワーク運用で高い拡張性。LEDと液晶表示でわかりやすい操作。
個人番号の削除、機器/電子媒体等の廃棄
不要になった個人番号を含む書類の廃棄
- 不要になったマイナンバー（個人番号）を含む書類の情報の保管と廃棄が必須
法定保管期間がある書類は、期間到来後は保管義務がない
個人番号を含む書類の期間到来以降の保有は「目的外保管」になる
個人番号を含む書類は、期間到来後速やかな破棄が必要になる
法定保存期間の保存方法
ファイリングコンサルティング Filing System
アナログ、デジタルを問わず、文書を適正管理する技術で文書の重複をなくし、必要な文書がすぐに検索できるようにするシステム。また、すべての文書の保存年限を明確にすることで情報の保管と廃棄管理が可能。
廃棄方法
極小細断シュレッダー Shred Gear
書類に含まれる個人番号を復元できない細かさで細断可能。
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