移動・運搬

• Q. 引越の際、熱帯魚も一緒に運んでほしいのですが。
  
  
• Q. ガーデニングの花や植木類なども運んでもらえるのでしょうか。
  
  
• Q. 冷蔵庫や洗濯機などの大きな家電だけ、ベッド・ソファーだけという少ない荷物でも運んでもらえますか。

A. 引越か材と同時に運ぶことはできません。ペットショップなどから運搬方法のアドバイスを受けられて、ご自分で運ばれることをお勧めします。長距離の場合は、航空便でペットを輸送することもできます。もちろん水を取り去った水槽は運ぶことができます。魚の種類によっては運搬できないものもあります。家財と別送となりますが、手配は一括して承っていますのでお問い合わせください。

A. 一般的な観葉植物程度なら他の家財に支障のない範囲で輸送いたしますが、しおれたりしないよう工夫することをお勧めします。梱包した状態でおいておくのは一晩ですが、あまり水をやりすぎると水漏れで他の家財に影響がでますので注意してください。お引越前にしっかり打ち合わせされることをお勧めします。

A. 詳しくオフィスゲートパートナーにご相談ください。

オフィスのお引越

• Q. 上手に荷造りするコツを教えてください。
  
  
• Q. 引越時に持ち物が紛れてしまってわからなくなることがありませんか。
  
  
• Q. 梱包時に注意することはありますか？
  
  
• Q. 文房具等の小さなものはどうすれば上手にまとめられますか。
  
  
• Q. 社内のレイアウトも含めた引越にも対応していますか。

A. 古新聞をたくさん用意しておくと梱包や、荷物のすき間をうめるクッション代わりに使うこともできますが、弊社では割れ物専用梱包用紙もご用意できます。

A. 大丈夫です。弊社のオフィル移転では、デスク・イス・書類ボックスなどすべてに部署・お名前を記入し、区別するためのラベルシールを用意しています。心配ならば小物にもお名前を記入すると良いでしょう。

A. ポイントはいくつかありますが、基本としてカートンボックスに書類を無理矢理押し込んだり、ふくらませすぎたりせず重さは20kgぐらいまでにしましょう。食器など割れ物の梱包の場合は、カートンボックスに割れ物テープ(赤ガムテープなど、区別できるもの)を貼ると移転作業がスムーズです。

A. 古封筒を利用すると、うまくまとめられます。

A. イトーキオフィスゲートではさまざまなお引越に対応できるように万全の体制を整えています。オフィスのレイアウトを含めたお引越はもちろん、備品の解体、組み替え、メンテナンス、オフィスゲートパートナーへの依頼などのご対応をいたします。ぜひご活用ください。

搬入の前に、フロア担当者と引越業者とでマーキング作業をおこないます。
ここで配置平面図を用意します。

マーキングが終了したら、搬入・セッティングを開始いたします。

引越業者から渡されたラベルに、必要事項を記入してください。
ラベルは全ての荷物やオフィス家具等の側面に貼付します。
上部に貼らないこと！上部に貼ると積み上げた時に確認できません。
色違いのラベルが用意されている場合は、「フロアー別」「部所別」などわかりやすい方法で分別利用してください。
引越業者に提出したの一覧表や配置図にて、セッティングをおこないます。

2.ラベルの記入方法

ラベルには行き先がわかるように以下の内容は必ず記載しましょう。
１）行き先階(例：３F）
２）配置図記号（例：B-4-1)
　　箱がいくつかに分かれている場合は枝番まで記載してください。
　　枝番については下記をご覧ください。
３）部署名（例：営業）
４）氏名（例：伊藤）
※備考欄があれば、収納場所など記載しておくと便利です。
※ラベルの内容は、引越業者によってちがいがあります。
　詳細は、引越業者に御確認ください。

配置図記号の枝番とは？

枝番とは、大きな什器の付属品や机上の備品等、梱包がいくつもに分かれる場合に、配置図番号の後につける番号です。

例）たとえば上記の図のように、B-4の机の中身や備品は、B-4-1、B-4-2、B-4-3のように、梱包した数分、増えていきます。
最後の梱包に目印をつけておくと、新しいオフィスで確認がしやすくなります。

3.特別な荷物の分類

特に注意の必要な物や、引取りの必要な物は、右図のようなラベルを貼るか、もしくはダンボール等に目立つように記載します。

ラベルの説明

『重要』・・・重要な書類などの入ったダンボールに、ラベルの貼付または記載します。
『残置』・・・移転先とは別の場所に後日運ぶ物などに、ラベルの貼付または記載します。
『廃品』・・・不用品など、引取業者に引き取ってもらう物に、ラベルの貼付または記載します。

引出しの中身は全てダンボールにつめたほうが良いです。
鍵のかかる引出しは鍵をかけ、鍵のないものは右図のようにガムテープ等で、運送中に開かないように固定してください。

2.卓上ガラス

梱包せずに、安全な場所にまとめて立てかけておきましょう。
(引越業者にご確認ください。)

3.いす

いすの高さを、一番低い位置で固定し、ラベルを背もたれに貼っておきましょう。

4.卓上小引出し

鍵がついている場合は、鍵をかけてください。
鍵のない場合は、ガムテープ等で運送中に開かないように右図のように固定してください。

5.書庫

中身はダンボールに梱包してください。
書庫の前面だけでなく、中の棚板にもラベルを貼ってください。

6.キャビネット

鍵の付いているキャビネットは、必ず鍵をしてください。
プッシュ式の鍵が付いたキャビネットで、鍵がない場合は、鍵が押し込まれないようにガムテープ等で固定してください。

7.引違い戸棚

棚が分割されるものや、台（はかま）のあるものは、それぞれに同じ番号のラベルを貼ってください。

8.コピー機

トナーは必ず抜いておいてください。
オフィス移転後、調整が必要になる場合があるため、各業者との打合せをしておくことが望まれます。
（リースの場合は、必ずリース会社に連絡してください。）

9.コンピュータ（デスクトップ型）

ラベルは、本体・ディスプレーともに貼ってください。
キーボードやマウスなどの付属品は引越し業者に問い合わせてコンポ等を行ってください。
またコピー機同様にオフィス移転後、調整が必要となる場合があるため、各業者との打ち合わせをしておくことが望まれます。
（リースの場合は、必ずリース会社に連絡してください。）

10.その他

備品の中身は、必ずダンボール等に詰めてください。
梱包方法については、荷造りのコツ（ダンボール編）を参考にしてください。

後々効率よく荷造りを進めていくために、荷物を詰める前にまずおさえておいてください。
書類や重い荷物は、大きいサイズの箱に梱包するのではなく小さめのサイズで細かく梱包。
小物や軽い荷物は大きいものに梱包することにより、効率の良い梱包が出来ます。

2.ダンボールの作り方

ダンボールは以下の要領でつくります。
1）折り目にそって広げる。
2）下に向けて、先に短いはねを折り曲げる。
3）次に長いはねを折り曲げる。
4）面を合わせて、ガムテープで止め、裏返しにして完成。

・底面のガムテープの止め方

底面をガムテープ止めるとき、十字で止めると重い荷物で底が抜けないようになります。

本などのより重い荷物をつめるときは十字ではなく"キ"の字で止めると底が抜けにくくなります。

3.書類や文具の梱包方法

書類や文具を梱包する際、文具のように細かい物は袋につめることににより中で動かなくなります。詰め終えたら、ふたをして、ガムテープで閉じます。

4.長いものや大きくてふたが閉まらない場合

長いものや大きくてふたが閉まらない場合はダンボールのふたの四隅をガムテープで止めて広がらないようにして梱包します。

5.梱包時の注意

ダンボールには必ず行き先がわかるようにするため行き先ラベルを貼りましょう。中にワレモノが入っている場合は、ワレモノシールもしくは、「ワレモノ注意」と記載しましょう。

1.通知・手続き・開催（１４日前から）

1）郵便局・NTT等、公共機関への通知

郵便局、NTTなど（電話・ファクシミリ）、ガス、水道、電気などの移転手続きをします。
また新聞や書籍などの定期購読物も変更手続きをします。

2）庶務関係の手続き

1.新名刺の作成
2.封筒・便せん・ゴム印の作成
3.社員の定期券の切り替え

3）移転説明会開催

無秩序な移転は後々の整理、再配置の混乱を招きます。
移転チーム、各部門担当者間で途中経過を確認し、マニュアルの決定版を全社員に配布。
十分な説明と指示を徹底させることが大切です。

２.前日までに全ての移転準備を完了

移転日前日までに、小物や書類梱包等を終えておきます。
梱包や事務用品等の移転準備に関しては以下のページをご覧ください。

３.移転当日

1)搬入・搬出の指示

旧オフィスから新オフィスの所定位置まで引越業者が移送しますので、引越業者のスタッフに指示をしてください。
また移転の開始、搬入完了のチェックをします。

２)開梱・棚入れ

混入や紛失を防ぐため、解梱と棚入れは引越し業者は行いません。
各部署等で実施いたします。

３)機器の固定・組み立て

オフィスゲートパートナーや専門業者に依頼するか、もしくは自社でおこないます。

1.移転チームを組織する

６ヶ月前
３ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。
移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

移転チームスタッフの内容
・ビル移転総責任者
・PR（社内外）責任者
・書類責任者
・設備・備品責任者
・庶務関係責任者
など

2.移転日を決定する

５ヶ月前
３ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。
移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

各部門との調整、同じビルに入る他社のお引越予定など移転先の条件を考慮。

3.移転マニュアル作成と社員への説明会を開催

５ヶ月前
３ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。
移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

1)移転マニュアル作成

移転マニュアルは、下記図のように基本案を作成し、各部門で調整を行いながら詳細を決めていく。

2)社員への説明会の開催

移転マニュアル基本案にもとづき、社員や労働組合に説明、合意を得て作業分担を明確にさせます。

4.手続きと通知

４ヶ月前から２ヶ月前
１ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。
移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

1)得意先への連絡

得意先へは、あいさつ状とは別にいち早く移転を通知しておきます。
このとき移転日の業務予定も明確に知らせます。
顧客が幅広い層に及ぶ場合は、新聞などによるパブリシティも必要です。

2)役所への法的手続き

所在地表示の変更など、役所での転出、転入手続きが必要です。

3)関連業者への通知

移転あいさつ状を送付します。新ビル所在地、電話番号やファックス番号のほか、移転日の業務についての連絡も必要です。

4)ビル所有者への通知

賃貸ビルの場合は、その契約、業務委託、保守契約などの解約を予告します。新ビルとの契約締結も完了させておきます。

1.ひとりで全部できますか？　オフィス移転は一大プロジェクト

　「オフィスの移転」と聞いたとき、あなたはどんなことを想像しますか？　「別に引越しをすればいいだけ」「家の引越しの規模が大きくなっただけ」なんて思っていると、その移転は必要以上の手間とコストを掛けることになるか、最悪の場合、大きなトラブルに発展してしまうでしょう。実際のオフィスの移転は、「基本構想」から「メンテナンス」に至るまで、多くのステップを踏んで完了する一大プロジェクトなのです（図１参照）。

　また、オフィスの移転では、電話移設の依頼、引越し先の内装の施工など、プロジェクトが具体的なプロセスに近づくに従って、関係する業者の数も芋づる式に増えていきます。最初はオフィスレイアウトについて設計事務所と連絡を取っているだけだったのに、気がつけば電話会社、家具メーカー、引越し業者からの電話がひっきりなしに鳴り響き、役所に届ける書類も用意ができてない……なんてことにも。

　これは中小の会社経営者にとって大きな頭痛の種。なぜなら、大企業であれば総務部が担当する煩雑な作業のほとんどを、社長自らが陣頭指揮しなくてはならないことも多いはずだからです。しかも、その間も通常業務を滞らせるわけにはいきません。そんな状態では、社長の体はいくらあっても足りないでしょう。そうならないために、引越しをひとつのプロジェクトとして考え、そしてプロジェクトを運営・管理できる指揮体制を整えることが必要なのです。そうすることで“ローコスト”“ハイクオリティ”なプロジェクトとして移転を進めることができるでしょう。

2.“ワンストップ”によるプロジェクト体制で効率化を図ろう！

　さて、オフィス移転を一プロジェクトとして立ち上げたとします。ここで、すべての行程を自分たちで管理するとどうなるでしょうか？　先に述べたように、オフィス移転には多くの業者との折衝が待ち構えており、折衝には専門的な知識が必要となります。また、各々の行程をスムーズに進めるためには、多数の業者間の連携、調整が必要です（図2参照）。あなたが中小企業の経営者だとして、それだけの時間と労力を割ける余裕があるでしょうか？

　そこで知っておきたいのが“ワンストップ”型のプロジェクト体制です（図3参照）。これは、ひとつの業者に“オフィス設計”と“工事・移転監理”を一括で発注するという方法。経営者（プロジェクト責任者）は、すべての設計・施工をマネジメントしてくれる会社に発注するだけ。後は、発注を受けた会社が、多数の業者の窓口となってプロジェクトの全体を一括監理してくれるのです。

　この体制には三つのメリットがあります。ひとつは、設計・施工を一元化することで、オフィスのトータルプランニングが可能になることです。また、品質・行程監理が一本化されることで、業者への連絡など、複雑な行程を避けられます。そして、もっとも重要なメリットは、一括監理による業務の効率化、そして豊富な経験に基づいた対応によるコストの最適化が図れる点にあるでしょう。

3.オフィス移転を依頼するならオフィスのプロへ

　現在では、引越し業者からコンサルティング会社まで、さまざまな企業がオフィス移転を一括で請け負っています。しかし、それぞれの業者に得意、不得意があるのもまた事実。そこで「どんな業者に頼むのが一番良いか？」という疑問が沸いてくるでしょう。そこでお薦めしたいのが“オフィスプランニング”のプロに頼むこと。なぜなら、すべての行程でもっとも知識と経験を必要とするのが“オフィスプランニング”だからです。

　計画性のないオフィスプランニングが行われると、OA機器が一部のフロアに集中してしまって電気容量が足りなくなったり、排煙口や排煙ダクト、脱出経路の確保がされておらず、建築基準法、消防法の法律違反に問われてしまう、なんてことも……。また、ふぞろいなデスク配置、接客スペース・リフレッシュスペースの不備、利便性に欠けるOA機器の配置、光彩をふさぐ収納、ムキ出しの配線など、オフィスそのものに問題がある場合、後々の業務への支障が心配です。

　このように失敗しないオフィス移転は意外と難しいもの。「いつでもできる」などと安易に思わず、事前の準備としっかりとした業者選びをすることが必要です。引越ししたら会社が潰れた……なんてことにならないように。

制作：「office gate オフィス移転研究会」