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オフィス・リニューアルのスタンダードとなったユニバーサルプラン
オフィス・リニューアル──企業にとって大きなプロジェクトのひとつであるそれは、どのようなかたちで進んでいるのでしょうか？ オフィス・リニューアルの今を見たとき、いくつかある共通点のひとつが「スタンダード化」。それはデスクレイアウトのユニバーサルプランの採用です。そこで、ユニバーサルプラントとは何なのか、そしてそのメリットについて見ていきましょう。
1.スタンダード化するユニバーサルプラン
「オフィス・リニューアル」とはどのような状態を指すのか？ はじめにその定義を確認しておきましょう。
「イトーキでは、同一施設・同一空間での改装をリニューアルと位置づけており、その多くは自社ビルが中心。場所を変えてオフィスを改装した場合は、移転として括っています」
「オフィス・リニューアル」の主流は、築20〜30年を経たビルが設備を最新仕様に更新するための工事が多く、その引き金となるのが情報化への対応です。二重床配線工事をはじめ、空調や照明が更新されます。それに伴いデスクなどを一新するケースが多く、以後の組織変更時の移動コストの削減を考慮し、ユニバーサルプラン（図2参照）を導入する動きが目立っています。いわば「ユニバーサルプラン全盛」です。フリーアドレスを採用する企業も増えてきているが、まだ主流ではありません。
図1:従来のレイアウト
従来のレイアウトは、所属（部・課）単位でひとつの島をつくり、組織変更、人員の増減は発生するとその都度、デスクの並べ替え、電話や根とワークの配線のやり直しが発生、コストと時間がかかっていた。
図2:ユニバーサルプランのレイアウト
●レイアウト変更コストが不要●電源、LAN等配線変更コストが不要
●オフィス運用に手間がかからない
●ひとつの家具に統一することで備品管理やりやすい
●オフィスの最大席数が把握でき、将来の計画がたてやすい
2.自分の「居場所」。その価値観が変わった
ユニバーサルプラン自体はとくに目新しいプランではありません。しかし、その価値は昔とは大きく異なってきています。
「たとえば休暇を長くとると、自分の机がなくなるかもよ、と冗談を交わす場面があります。これは旧態依然とした日本人のワークスタイルの現れ。デスクが自分の居場所という観念が強かったからです。この言葉に象徴されるように、以前のユニバーサルプランは、ワーカーの気持ちとしては固定的なものでした。決められた位置に自分のデスク、その上に固定電話があって、物理的にも精神的にもそこが自分の居場所だったわけです」
では、現在の居場所は？ デスクでなくPCに移行したと考えられるそう。ワークスタイルやコミュニケーションのとり方の変化とともに、ネットワークにつながったPCがあってこそ、そこが自分の居場所。だからこそ昔は組織変更が行われると、デスクごと移動したが、今はPCが移動できればそれで済むというコストメリットの期待できる本来のユニバーサルプランが各企業で運用されています。このように情報化は、ユニバーサルプランとの相性がよいと考えられるのです。
