メリットを知って取り入れたいフォルダーファイリング

あなたのオフィスの文書は、効率的に使いやすく管理されていますか？

情報化の進展によってますます増え続ける文書を、コンパクトに集中管理し、生きた情報としてスピーディに活用するには、ファイリング・システムが有効です。
情報管理に差をつける効率的な文書管理方式を、今すぐ導入しましょう。

1. ファイリングの仕方でオフィス環境が変わる

文書がないオフィスはありません。どこのオフィスでも、それぞれのやり方で文書管理を実施しているでしょう。

しかし、「何年も前の文書が収納スペースを占有している」、「同一文書を何人もが重複して保有している」、「ファイリングのルールが決まっていない」、このような状況が少なからずあるのでは？

時間の経過とともに増え続けるオフィス文書。

この文書をコンパクトに集中管理することで、生きた情報として活用しやすい環境をつくり、さらにオフィスの美観を向上させる。それを実現するのがファイリング・システムの考え方なのです。

キャビネットに使いやすく「保管」する

2. 文書に流れを作って管理する

　ファイリング・システムの基本は、「文書に流れを作って管理する」こと。基本の流れは「保管」→「保存」→「廃棄」。この流れをシステムとしてルール化し、文書をオフィス内に滞留させないことがポイントです。
　「保管」とは、日頃オフィス内で利用する書類を、使いやすくファイリングすること。一定の保管期間を経て使用頻度が少なくなったら、書庫室などに移して管理するのが「保存」です。さらに、定められた期限を過ぎた文書は順次「廃棄」します。この流れをシステムとして実施することにより、オフィス内の収納は常に使いやすく保たれ、環境の悪化も防ぐことができるのです。

書庫に一定期間「保存」し、廃棄する

3. 文書の「保管」に最適なフォルダーファイリング

　ファイリング・システムのファースト・ステップである「文書保管」。成功のポイントは、検索性・作業性・スペース性に優れたファイリング方式を採用することです。そこでおすすめするのが「フォルダー」を使うファイリング方式です。

　フォルダー・ファイリングには、バインダー方式と比べ多くの利点があります。

（１）穴あけ、とじ込み不要で出し入れが簡単
　文書を挟み込むだけなので、コピーや廃棄がラクにできます。

バインダーに比べて、フォルダーは挟み込むだけ

（２）薄型で省スペース
　ファイルする文書量に比例して厚みが増減するので、無駄なスペースを取りません。

フォルダーは背幅が薄い

（３）見出しやガイドで一覧できて探しやすい
　見出しの一覧性に優れているので検索しやすい。

フォルダーは細かい見出しを一覧できる

　ファイリングした書類は、ボックスやキャビネットに使いやすく収納することで、「保管」の第一段階は完了です。
オフィスの文書には、分厚い資料や帳表類、大きな原図など、フォルダーでは管理しにくいものもあります。それらは他のファイル方式で管理することになりますが、基本的には一定のルールに従って保管することが重要です。

　ルールに従って文書を管理するファイリング・システム。基本はとてもシンプルです。快適なオフィス環境と業務の効率化を実現するために、文書のスリム化計画を、さっそく始めてみませんか。