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ファイリングで差をつける!オフィスの文書管理

情報を活かす文書管理ソリューション

デスク上を、そしてオフィスを日々浸食し続ける文書の数々。「こないだの会議の資料はどこ?」「あの契約書が見つからない…」──文書の管理ができていないことで業務の効率が下がった、などということはありませんか? そこで提案したいのがファイリング・システム。この文書管理システムを導入することで、文書を生きた情報として活用することができるのです。

1.文書を効率よく管理することで情報を活かす

どのオフィスにも必ず存在し、日々増え続けていく文書。この文書を効率よく管理し、生きた情報として活用するための環境を整えるのがファイリング・システムです。

ファイリング・システムの基本は、「保管→保存→廃棄」(図1)。文書に流れをつくることが重要になります。情報を共有化するため、共通認識に基づくファイル名を付け、ファイルの分類法、配列などを決めてファイル基準表を作成。その基準表に従って文書を収納することで、効率の良い文書管理ができるようになります。

情報を活かす文書管理ソリューション1
図1:ファイリングシステムの基本的な流れ

2.電子化への移行をスムーズにするファイリング・システム

アナログでも、デジタルでも文書管理の基本は同じ。また、紙文書の段階でファイリング・システムを導入しておけば、電子化への移行が格段にスムースになります。

ファイリング・システムは仕組みが複雑でないため、自分たちだけで容易に導入できそうに思われがちです。しかし、実際は日常業務をこなしながらの作業にかなりの困難が伴います。速やかで確実な導入のために、イトーキでは経験豊富な専門家によるコンサルティングを実施しています。 

情報を活かす文書管理ソリューション2
さまざまな収納タイプを組み合わせた収納例

情報を活かす文書管理ソリューション3
電動式の移動棚

制作:「office gateオフィスデザイン研究会」



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