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移転に関するスケジュール

オフィス移転のスケジュール(1ヶ月前まで)

本来の業務になるべく支障を及ぼさない効率のよい移転のために、スケジュール例を参考に、転作業の流れ(手順)を把握してください。

50人以上の移転50人未満の移転では、作業内容が同じでも期間が変わってきますのでご注意ください。

1.移転チームを組織する

移転までの期間
50人以上の移転
6ヶ月前
50人未満の移転
3ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。
移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

移転チームスタッフの内容

  • ビル移転総責任者
  • PR(社内外)責任者
  • 書類責任者
  • 設備・備品責任者
  • 庶務関係責任者

など

2.移転日を決定する

移転までの期間
50人以上の移転
5ヶ月前
50人未満の移転
3ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。

移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

各部門との調整、同じビルに入る他社のお引越予定など移転先の条件を考慮。

3.移転マニュアル作成と社員への説明会を開催

移転までの期間
50人以上の移転
5ヶ月前
50人未満の移転
3ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。

移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

1)移転マニュアル作成

移転マニュアルは、下記図のように基本案を作成し、各部門で調整を行いながら詳細を決めていく。

基本案
  • 新ビルの所在地(地図・交通機関)
  • 各フロアレイアウトと設備表示
  • 食堂・会議室などの共通設備表示
  • 電話系統略図
最終案でプラス
  • 移転当日までのスケジュール
  • 移転当日の細かな作業手順
  • 移転物の搬出搬入方法と梱包
  •  

2)社員への説明会の開催

移転マニュアル基本案にもとづき、社員や労働組合に説明、合意を得て作業分担を明確にさせます。

4.手続きと通知

移転までの期間
50人以上の移転
4ヶ月前から2ヶ月前
50人未満の移転
1ヶ月前

移転作業には、きわめて高い計画と管理が必要です。

移転チームを中心に社員全員が連絡を密にして準備をすすめます。

1)得意先への連絡

得意先へは、あいさつ状とは別にいち早く移転を通知しておきます。

このとき移転日の業務予定も明確に知らせます。

顧客が幅広い層に及ぶ場合は、新聞などによるパブリシティも必要です。

2)役所への法的手続き

所在地表示の変更など、役所での転出、転入手続きが必要です。

3)関連業者への通知

移転あいさつ状を送付します。新ビル所在地、電話番号やファックス番号のほか、移転日の業務についての連絡も必要です。

4)ビル所有者への通知

賃貸ビルの場合は、その契約、業務委託、保守契約などの解約を予告します。新ビルとの契約締結も完了させておきます。


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