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これで失敗しない!オフィス移転の基礎知識

失敗しないオフィス移転への第一歩

「今すぐオフィスを移転しよう!」──ですが、そう簡単にはいきません。オフィス移転は、会社の規模の大小に関わらず、あなたが考えている以上に時間と費用が掛かかるものです。まずは「何をすればいいの?」「誰に頼めばいいの?」といった基礎の基礎から考えていきましょう。あなたのオフィス移転はここからスタートします!

1.ひとりで全部できますか? オフィス移転は一大プロジェクト

オフィス移転はしっかりとしたステップを踏むことが大切。
図1.オフィス移転のフロー

 「オフィスの移転」と聞いたとき、あなたはどんなことを想像しますか? 「別に引越しをすればいいだけ」「家の引越しの規模が大きくなっただけ」なんて思っていると、その移転は必要以上の手間とコストを掛けることになるか、最悪の場合、大きなトラブルに発展してしまうでしょう。実際のオフィスの移転は、「基本構想」から「メンテナンス」に至るまで、多くのステップを踏んで完了する一大プロジェクトなのです(図1参照)。

 また、オフィスの移転では、電話移設の依頼、引越し先の内装の施工など、プロジェクトが具体的なプロセスに近づくに従って、関係する業者の数も芋づる式に増えていきます。最初はオフィスレイアウトについて設計事務所と連絡を取っているだけだったのに、気がつけば電話会社、家具メーカー、引越し業者からの電話がひっきりなしに鳴り響き、役所に届ける書類も用意ができてない……なんてことにも。

 これは中小の会社経営者にとって大きな頭痛の種。なぜなら、大企業であれば総務部が担当する煩雑な作業のほとんどを、社長自らが陣頭指揮しなくてはならないことも多いはずだからです。しかも、その間も通常業務を滞らせるわけにはいきません。そんな状態では、社長の体はいくらあっても足りないでしょう。そうならないために、引越しをひとつのプロジェクトとして考え、そしてプロジェクトを運営・管理できる指揮体制を整えることが必要なのです。そうすることで“ローコスト”“ハイクオリティ”なプロジェクトとして移転を進めることができるでしょう。

2.“ワンストップ”によるプロジェクト体制で効率化を図ろう!

 さて、オフィス移転を一プロジェクトとして立ち上げたとします。ここで、すべての行程を自分たちで管理するとどうなるでしょうか? 先に述べたように、オフィス移転には多くの業者との折衝が待ち構えており、折衝には専門的な知識が必要となります。また、各々の行程をスムーズに進めるためには、多数の業者間の連携、調整が必要です(図2参照)。あなたが中小企業の経営者だとして、それだけの時間と労力を割ける余裕があるでしょうか?

多数の業者とのやりとりはたいへんな労力がかかります。
図2.一般的なオフィス移転プロジェクトの体制

移転業務の窓口を1つにして、手間を大幅に軽減。
図3.ワンストップ型オフィス移転プロジェクトの体制

 そこで知っておきたいのが“ワンストップ”型のプロジェクト体制です(図3参照)。これは、ひとつの業者に“オフィス設計”と“工事・移転監理”を一括で発注するという方法。経営者(プロジェクト責任者)は、すべての設計・施工をマネジメントしてくれる会社に発注するだけ。後は、発注を受けた会社が、多数の業者の窓口となってプロジェクトの全体を一括監理してくれるのです。

 この体制には三つのメリットがあります。ひとつは、設計・施工を一元化することで、オフィスのトータルプランニングが可能になることです。また、品質・行程監理が一本化されることで、業者への連絡など、複雑な行程を避けられます。そして、もっとも重要なメリットは、一括監理による業務の効率化、そして豊富な経験に基づいた対応によるコストの最適化が図れる点にあるでしょう。

3.オフィス移転を依頼するならオフィスのプロへ

 現在では、引越し業者からコンサルティング会社まで、さまざまな企業がオフィス移転を一括で請け負っています。しかし、それぞれの業者に得意、不得意があるのもまた事実。そこで「どんな業者に頼むのが一番良いか?」という疑問が沸いてくるでしょう。そこでお薦めしたいのが“オフィスプランニング”のプロに頼むこと。なぜなら、すべての行程でもっとも知識と経験を必要とするのが“オフィスプランニング”だからです。

 計画性のないオフィスプランニングが行われると、OA機器が一部のフロアに集中してしまって電気容量が足りなくなったり、排煙口や排煙ダクト、脱出経路の確保がされておらず、建築基準法、消防法の法律違反に問われてしまう、なんてことも……。また、ふぞろいなデスク配置、接客スペース・リフレッシュスペースの不備、利便性に欠けるOA機器の配置、光彩をふさぐ収納、ムキ出しの配線など、オフィスそのものに問題がある場合、後々の業務への支障が心配です。

 このように失敗しないオフィス移転は意外と難しいもの。「いつでもできる」などと安易に思わず、事前の準備としっかりとした業者選びをすることが必要です。引越ししたら会社が潰れた……なんてことにならないように。

制作:「office gate オフィス移転研究会」


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